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雖然年初很多企業就扛起“精細化”的大旗,但由于缺乏抓手,多數只做了“精細的思考”并非“精細化實踐”。“參考去年和上半年預算編制定下半年的,年底不超支就萬事大吉”“差旅超標未超支,預算執行順風順水”“銷售收入縮水,預算等比例縮水就不會錯”……上半年企業努力求增長難免超支,面對持續承壓,下半年預算這么控還好使嗎?有些企業倍感壓力,有些卻率先找到竅門。

· 曉羊集團以不同商機階段釋放預算,精細化管理上千個銷售項目支出,實現整體管理費用降低了30%;

· 中智藥業從集團總控轉為系統自控,告別警察抓小偷式的支出預算管控模式,集團及12家子公司人均每月費用成本降低30%;

· 紛享銷客利用費用支出數據,實現高效率的大項目成本費用及損益管理……

企業支出直接與現金流穩定性掛鉤。從預算編制、執行到下一周期計劃,“成功上岸”預算精細化的他們是怎么做的?三大訣竅,快來“種草”。

編制:顆粒度要“比頭發絲還要細”

財務預算管控的重要性不言而喻,更呈現從部門到員工,管控對象更立體的趨勢。據《2022-2023年一體化企業支出報告》(下稱報告),受調研的10大行業中,企業普遍會通過項目和部門維度進行預算管控。更有7個行業的企業將預算管控的顆粒度精細至員工維度,并在部門、項目到員工3個視角均部署預算管控。

身處軟件SaaS行業的曉羊集團,則是典型的項目制支出預算管控。在曉羊,上千個銷售類項目的預算均會嚴格按照商機階段分配。“一開始苦于沒有明確參考值,在做預算分配時比較痛苦。按商機匹配預算的方式跑下來,我們發現支持業務精細化運營的前提,是需要明確地知道從部門、項目到具體每一位銷售,真實的費用支出情況,從而靈活調控。”曉羊集團財務總結強調,“因此,我們在選型費控和支出軟件時,重點考量的就是更細致的編制。”目前,顆粒度細的預算編制方式,要求管理員可對預算周期(月、季、半年、年等)、對象(部門、項目、個人等)、預算轉結和預算拆解方式進行預算建模以及專項、專人等自定義維度建模。

編制做的好,自然能省錢。如今曉羊集團通過分貝通,不僅輕松實現按項目及個人的事前預算精細化編制,同時還搞定了預算全場景(如機票、酒店等)、多維度(支持部門、項目、個人)的靈活配置。此外,銷售項目的費用支出數據均沉淀在分貝通一個平臺,如遇額外追加預算的情況,曉羊財務團隊還會依據過往花費決策是否給予追加。2022年曉羊教育整體管理費用同比降低30%。

執行:管控在事前,異常預警要及時

預算精細化同樣需要管控更嚴格、調整更靈活和執行更透明。報告顯示,35%的企業表示工具缺乏多維度、細顆粒度的預算分析;分別有32%的企業需要及時的預算預警和執行進度實時查看;另有23%的企業需補足預算靈活調整能力。

面對這些頭疼的問題,中智藥業用“一個平臺”就解決了。為了保障業務出差效率,中智藥業集團的各子公司對事前差旅審批設置的相對簡單,在費用范圍內的支出大多數無需領導事前審批,但煩惱的是業務人員并不清楚所在事業部是否有費用、額度多少,加上各地區業務員的差標不同,使得集團經常出現報銷超標的問題。這主要是由于缺乏及時的預算執行的異常提示與預警。“財務應該是業務的賦能部門,但因為報銷,過去我們的財務和業務就像警察抓小偷,這種狀態非常不好。”中智藥業CFO表示。“分貝通‘主打’事前管控,我們可以將集團各銷售大區的差標、各級別員工的權限、預訂規則等事先配置到系統,行程預訂后由企業直接付款,分貝通開具‘大發票’和企業統一結算。”更重要的是,分貝通也提供了自動化異常支出預警。

· 員工:出差訂票時點擊了超出差標的選項,系統會立即提醒不符合公司差標,如果各事業部當月的額度用完了,訂票時系統也會告知業務人員額度不足而暫停流程;

· 財務:系統將自動針對員工提交的APP內消費訂單、報銷單/核銷單和對公付款操作進行預算的占用、扣減和釋放,并可設置達到一定比例的預警通知,預算執行隨時掌握。

預測與計劃:穿透數據,沒有更好的方法了

數字化時代,掌握數據,讀懂數據是每位管理會計都需要掌握的能力。穿透數據,好的工具責無旁貸。“過去我們制定下一年的差標總是滯后的,如集團給到各事業部的標準不一定適合各事業部真實需要的標準。但現在我們可以從后臺清楚的看到各事業部在一二線城市、三四線城市每月各自的酒店、餐標都消費了哪些價格,有了這些數據,我們做差標就可以做參考了。這也對預算計劃提供了務實的指導。”中智藥業CFO表示。費用支出數據甚至可以指導業務。紛享銷客通過分貝通盤點支出數據發現,在商旅費用中,前往某城市的機票、酒店費用占比很高,通過對城市所在產業和市場環境分析,以及目前的已簽約客戶與商機儲備,發現該城市的業務在迅速擴張,但沒有建立交付團隊,導致鄰近城市的人員調用頻繁,差旅成本高。因此,財務部與經營團隊同步觀察與發現,一起尋求解決方案。此外,分貝通還能與紛享銷客CRM的系統連接,也增加了觸達業務、了解業務、分析業務的機會,為其業財融合創造了先決條件。基于“一個平臺”,分貝通可支持企業對多維預算報表數據進行上卷、下鉆、切片、切塊、旋轉等各種分析操作,使分析者能從多個角度、多個側面,如業務、團隊甚至到每個員工,實現對不同對象的預算數據觀察,從而深入地了解預算的使用情況,做出適時調整。如今企業承壓,費控增壓,更多好的費用支出管理經驗,歡迎掃碼詳見報告獲取。

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來源：東方網    | 撰稿：李毅    | 責編：谷晟    審核：張淵

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